Sadržaj
- Upravljajte obvezama izvršnog direktora
- Organizirajte putovanja
- Povežite se s članovima odbora
- Opći administrativni i uredski poslovi
- Kvalifikacije i vještine
- Radno okruženje i plaća
Izvršni pomoćnik izvršnog direktora (CEO) pruža povjerljivu i visoku administrativnu podršku izvršnom direktoru. Funkcije mogu biti administrativne i projektne, a uključuju planiranje putovanja, organiziranje sastanaka, rukovanje zahtjevima za informacijama, izvještavanje i dopisivanje te kontaktiranje članova odbora. Na ovom se položaju stručnjak često bavi povjerljivim informacijama, pa posao zahtijeva diplomaciju i diskreciju.
Upravljajte obvezama izvršnog direktora
Izvršni direktori imaju vrlo zauzete rasporede i puno posla. Stoga je odgovornost izvršnog pomoćnika da upravlja tim stavkama i osigura njegovu odgovarajuću pripremu za sastanke. Prije njih, izvršni pomoćnik može pripremiti dnevni red sastanka i pružiti potrebne pozadinske informacije za izvršnog direktora. Vaša je odgovornost i da izvršnog direktora obavještavate o dnevnom rasporedu kako bi stigao na vrijeme i znao gdje bi trebao biti.
Organizirajte putovanja
Izvršni direktori često putuju, a često je odgovornost izvršnog pomoćnika organizirati ta putovanja i logistiku, što može uključivati rezervaciju letova, najam automobila i hotelski smještaj. Također je odgovoran za organizaciju sastanaka, pružanje osnovnih informacija i popunjavanje izvještaja o troškovima za naknadu nakon putovanja.
Povežite se s članovima odbora
Izvršni pomoćnici također mogu komunicirati s upravnim odborom. Dužnosti mogu uključivati zakazivanje sastanaka odbora, rukovanje logistikom sastanaka odbora, slanje materijala na pregled prije sastanaka, vođenje i distribuciju bilješki te razjašnjavanje općih pitanja za članove odbora.
Opći administrativni i uredski poslovi
Izvršni pomoćnik također obavlja opće administrativne i uredske poslove, poput odgovaranja na telefone, slanja faksova i korespondencije, arhiviranja i izrade fotokopija. Također će biti potrebno organizirati logistiku za posjetitelje, koordinirati telefonske konferencije, prepisivati bilješke i pisati korespondenciju.
Kvalifikacije i vještine
Često se preferira stupanj prvostupnika, ali suradnički stupanj može biti prihvatljiv uz dovoljno prethodnog radnog iskustva. Poslodavci obično traže tri do pet godina iskustva u pružanju podrške višim menadžerima, naprednim računalnim vještinama i sposobnosti upisivanja 60 riječi u minuti, pojmovima upravljanja i načinu postupanja s povjerljivim informacijama i multitaskingu. Također se traže osobni atributi kao što su diskrecija, visoka razina profesionalnosti, puno pažnje prema detaljima, organizaciji te vještine pismene i verbalne komunikacije.
Radno okruženje i plaća
Izvršni pomoćnici često rade u brzom uredskom okruženju i možda će trebati raditi prekovremeno i vikendom kad je to potrebno, uz pratnju izvršnog direktora na putovanjima. Plaća se vrlo razlikuje od tvrtke do tvrtke, ali promatrani prosjek je približno 6000 R $.