Sadržaj
Korisnička pisma uglavnom slijede određene formate i izgledaju dobro isplanirano i profesionalno. Imaju elemente koji su univerzalni, poput pozdrava i zatvaranja. Oni koji govore o postupcima naplate sadrže informacije o politikama plaćanja tvrtke i opisuju kako kupci trebaju plaćati svoje račune. Izmjene ovih pravila moraju se priopćiti kupcu putem pisma poštom, obavještavajući ih u pisanom obliku o promjenama koje su se dogodile.
Otvor
Otvaranje pisma sadrži datum pisanja, kontakt podatke primatelja i pozdrav. Odjeljak pisma s pozdravom "Dragi kupac" bit će napisan u dvostrukom razmaku ispod podataka o kontaktima kupca. Čestitka se ispravno obraća kupcu naslovima kao što su gospodin ili gospođa i prezime.
Svrha pisma
Stavak svrhe obavještava vašeg kupca da mu pišete kako biste ga obavijestili da će doći do promjena u sustavu naplate. Ovaj bi odlomak također trebao sadržavati jamstva da ovo pismo nije mjenica za naplatu.
Učinci na potrošača
Stavak o učincima je detaljan i navodi načine na koje će promjene koje vaša tvrtka provodi utjecati na kupca. Ti učinci mogu uključivati novu adresu za naplatu na koju će se slati uplate ili nove datume naplate. Te promjene moraju biti napisane pozitivno i u korist kupca. Svaka promjena trebala bi se opisati kao korist za kupca kao i za vašu tvrtku.
Zatvaranje
Završni odjeljak trebao bi sadržavati vašu završnu riječ kupcu, poput "Hvala na pokroviteljstvu", "S poštovanjem" ili jednostavno "Hvala". Sadržat će vaše upisano ime, potpis i podatke za kontakt. Također mora biti navedena adresa e-pošte da bi vas korisnici mogli kontaktirati ako imaju bilo kakvih pitanja.