Sadržaj
Odvojiti vrijeme za pisanje priručnika za obuku zaposlenika može se činiti kao dosadan posao. Korištenje alata Microsoft Word 2007 olakšava ovaj postupak. Prije nego što započnete pisati, planirajte. Odlučite koje zadatke vaši zaposlenici moraju izvršiti i koje možete opisati kako biste im pomogli. Planirajte u kojoj ćete situaciji koristiti priručnik, bilo da se radi o predavanju licem u lice ili u samostalnom obilasku. Jednom kad steknete ideju o tome kakav priručnik trebate, evo nekoliko alata pomoću kojih svoju ideju možete ostvariti.
Priprema
Korak 1
Upotrijebite alat za obrub u programu Word za izradu popisa zadataka koje zaposlenik mora naučiti na više razina. Ovaj postupak pomoći će vam da odlučite koliko će dug biti vaš priručnik i pomoći će podijeliti posao na manje dijelove, lakše objašnjive zaposlenicima. Da biste koristili alat za obrub u programu Word, morate započeti s praznim dokumentom i odabrati "Početna". U grupi "Stavak" nalaze se 3 gumba: točke, brojevi i popis na više razina. Odaberite "popis na više razina" ili možete kliknuti strelicu prema dolje za odabir popisa mogućnosti obruba. Možete stvoriti i vlastiti. Napišite svoje parametre. Idite na sljedeću razinu na vašem višerazinskom popisu pritiskom na "Tab". za povratak pritisnite "Shift + Tab". Napišite korake za obuku i ostale informacije kako biste svojim zaposlenicima objasnili kako obavljati zadatke potrebne na poslu.
Korak 2
Pomoću funkcija zaglavlja i podnožja u programu Word dodajte brojeve stranica, sadržaj odjeljka i naslov za svaku stranicu u dokumentu. Zaglavlja i podnožja važne su vizualne reference kako bi zaposlenik znao gdje se nalazi u priručniku za obuku. Tijekom izvođenja treninga dodavanje brojeva na stranice pomaže povezivanju određenih stranica s nekim predmetima. Kliknite "Umetni karticu", a zatim u odjeljku zaglavlja i podnožja odaberite "Zaglavlje". Imat ćete mogućnosti za stilove zaglavlja ili možete stvoriti vlastiti. Zaglavlje se pojavljuje na svakoj stranici vašeg priručnika ili ga možete promijeniti tako da se prikazuje samo na suprotnim stranicama tako da vaš priručnik slijedi redak knjige. Podnožja se pojavljuju na dnu stranice i obično se koriste za prikaz broja stranice, datuma i korisničkih podataka. Kliknite "Podnožje" u odjeljku zaglavlja i podnožja i kao i ranije, imat ćete na raspolaganju nekoliko vrsta.
3. korak
Dodajte naslovnicu da biste svoj materijal za obuku razlikovali od ostalih predmeta koje dijelite svojim zaposlenicima, poput vodiča za zaposlenike. Stvorite vlastiti omot klikom na "Umetni karticu", a zatim na "Naslovnica" u odjeljku stranice. Vidjet ćete razne stilove naslovnica koje možete odabrati ili stvoriti vlastite. Dajte svom priručniku opisni naslov; uključuju datum stvaranja i autore, jer se ovi priručnici često proizvode u skupinama.
4. korak
Dodajte naslove koji će vam pomoći da napravite sadržaj za svoj dokument o treningu. Ovo također pomaže vizualnoj organizaciji kako biste olakšali uporabu zaposlenika. Stvorite različite stilove naslova za svaki predmet pomoću unaprijed stvorenog obruba (ovo zaglavlje nije isto kao ono na vrhu stranice). Stilovi zaglavlja su stilovi fontova koje koristite za označavanje različitih odjeljaka za obuku, kao i različitih pododjeljaka.
Ako pišete priručnik o tome kako pisati poslovnu korespondenciju, vaš naslov 1 trebao bi biti "Kako napisati poslovno pismo", a tada podnaslov može biti "Što uključiti". Da biste označili naslove 1 i 2, odaberite "Početna" i u odjeljku stilova vidjet ćete niz različitih stilova koje možete odabrati, uključujući naslov 1, naslov 2, naslov itd. Odaberite tekst koji želite kao prvi naslov 1 i kliknite odjeljak "Naslov 1" da biste naznačili njegovu važnost. Kliknite na sljedeći odjeljak da biste stvorili zaglavlje 2. Slijedite cijelu obrubu, odabirom zaglavlja 1 i 2. Oni će biti uključeni u vaš sadržaj kada završite.
Korak 5
Dodajte tablicu i sadržaj (TDC) kako biste pomogli zaposleniku da pronađe potrebne informacije kad je to prikladno. Ako ste u svoj dokument već dodali primarna i sekundarna zaglavlja, pustite Word da obavi posao i kreira TDC za vas. Kliknite na početku dokumenta, gdje želite da se TDC pojavi (obično nakon naslovnice), a zatim kliknite "Reference", a zatim "Sadržaj" u istoimenom odjeljku. Vidjet ćete popis automatskih tablica koje možete koristiti. Kliknite jedan od automatskih odabira i vaš TDC trebao bi se pojaviti pomoću unaprijed odabranih zaglavlja.
Korak 6
Organizirajte svoje naslove i odjeljke vašeg priručnika za vježbanje korak po korak. Posljednji i najvažniji odjeljak priručnika trebao bi biti indeks. Što je indeks potpuniji, student će kasnije lakše pronaći odgovore prema broju stranice. Da biste stvorili indeks, odaberite riječ koju želite umetnuti. Kliknite "Reference", a zatim "Check in" da biste nastavili to raditi za svaku stavku koju želite dodati u indeks. Kada završite, pomaknite se do kraja vašeg priručnika za trening i dodajte indeks klikom na "Reference", a zatim "Umetanje indeksa".
7. korak
Provjerite pravopis i spremite datoteku. Nakon što stvorite prvi priručnik za vježbanje, možete ga napraviti predloškom za druge priručnike klikom na "Otvori", a zatim "Spremi kao", kada se pojavi dijaloški okvir, u odjeljku "Spremi kao vrstu" kliknite strelicu za dolje i odaberite "Predložak za Word (.dotx)", a zatim svoj rad možete ponovo koristiti u drugim priručnicima za obuku.