Sadržaj
U poslovnom svijetu često moramo priložiti popratno pismo uz veće izvješće koje se može poslati poštom, posebnom dostavom ili čak e-poštom. Službeno popratno pismo ima vrlo specifičnu svrhu i trebalo bi biti napisano na takav način da predstavlja i opisuje sadržaj, ponavlja istaknutu temu izvješća i ukazuje na sljedeće korake ili radnje koje treba poduzeti.
Napišite motivaciono izvješće
Korak 1
Koristite zaglavlje tvrtke za sastavljanje prezentacijskog pisma izvještaja uvažavajući važnost popratnog dokumenta. Čak i ako koristite e-poštu s memorandumom, ponašajte se kao s papirnatim slovom, uključujući sliku logotipa tvrtke na stranici e-pošte.
Korak 2
Uključite datum dana, kao i podatke o adresi, uključujući imena i prezimena, naslov, naziv tvrtke, adresu i adresu grada i poštanski broj. Upotrijebite pozdrav "Caro", nakon čega slijedi službeni pozdrav, poput skraćenica g. Ili gospođa ako je pojedinac stranac ili "Caro" s imenom ili prezimenom primatelja ako je ta osoba poznanik.
3. korak
Navedite svrhu pisma u pasusu tijela koristeći riječi poput "Ovo pismo pruža (naziv izvješća) za vaš pregled ili komentar (ili bilo koju radnju koja se želi). Koristite ovu priliku da rezimirate temu izvještaja. Pokušajte sažeti svrha izvješća što je moguće jezgrovitije - u jednoj ili najviše dvije rečenice.
4. korak
Ovdje zabilježite zaključak izvješća, ali nemojte ulaziti u srž zaključaka izvještaja. Želite da čitatelj pročita stvarno izvješće, a ne samo popratno pismo. Pismo bi trebalo pokrenuti čitateljev apetit za onim što će se naći u konačnom izvješću.
Korak 5
Napravite formalni odjeljak za završetak ili sljedeće korake, gdje naznačite koje su primateljeve željene radnje. Želite li da proslijede dokument ili ga potpišu ili koordiniraju veći sastanak kako bi prezentirali rezultate? Budite vrlo precizni u vezi sa sljedećim koracima, kao i danom i datumom, ako je potrebna hitna radnja.
Završite popratno pismo službenim pozdravom, onako srdačno, iskreno ili zamišljeno. Uključite ime i naslov autora pisma. Navedite imena ostalih ljudi koji će dobiti izvješće i popratno pismo u prostoru "Cc" (s kopijom) u e-pošti.