Sadržaj
Većina tvrtki, bilo malih ili velikih, ima recepciju ili recepciju. Standardni operativni postupci zaposlenika koji se bave uslugama korisnicima sastoje se od dužnosti i odgovornosti koje poboljšavaju učinkovitost poduzeća u cjelini. Ti zaposlenici moraju u potpunosti razumjeti sve aspekte svoje uloge kako bi ispunili svoju ulogu na najbolji mogući način.
Poslužite kao pristupnik
Najvažnija uloga koju prima zaposlenik je "gateway" ili gatekeeper. Vi ste prva osoba koju klijenti vide po dolasku i obično prva osoba s kojom razgovaraju kad nazovu ured. Trebate biti prijateljski i ljubazni prema klijentima, ali i zadržati njihov autoritet. Vaš stav će se pozitivno ili negativno odraziti na poslovanje u cjelini i to uvijek treba imati na umu. Vaša je odgovornost osigurati da nadređeni primaju samo ljude koje imaju vremena za primanje i s kim žele govoriti. Uvijek se odnosite prema osobi izravno i na odgovarajući način; možda ćete morati nekome reći da mora ostaviti poruku ili da treba sjediti i čekati.
Dobar kupac (Hemera Technologies / AbleStock.com / Getty Images)
Rutinski zadaci
U većini ureda recepcionar mora voditi svakodnevne aktivnosti kao što je administriranje e-poštom, slušanje govorne pošte, pripremanje novčanih vrećica, zalijevanje biljaka i ponovno punjenje stolova. Vođenje popisa svih zadataka dana može spriječiti da nešto zaboravite. Također je korisno održavati adresar s važnim i često korištenim brojevima, jer je često odgovornost poziva nazvati održavanje, IT i razne druge osobe tijekom dana kada se pojave problemi.
Organiziranje dnevnog reda obveza
Naposljetku, ako se taj posao ne dodijeli drugom zaposleniku, kao što je šefov pomoćnik, na recepciji se održava dnevni red. Uvijek budite svjesni nadolazećih aktivnosti i otkazanih sastanaka. Ne zaboravite zabilježiti imena i brojeve ljudi koji žele zakazati sastanak u danima koji su puni, u slučaju otkazivanja. Ponekad je možda potrebno napraviti privremene sastanke, u kojem slučaju, samo stavite post-it na raspored. Ne zaboravite uvijek koristiti olovke jer to olakšava brisanje i prikrivanje u slučaju vremenskih promjena.
