Sadržaj
E-pošta se i dalje smatra oblikom neformalne komunikacije. Čak i na poslu, ljudi često izostavljaju pozdrave, zaključke i pravopis. Međutim, budući da je e-pošta uglavnom zamijenila bilješke i postala primarni oblik poslovne komunikacije, slijediti odgovarajuću etiketu i format važno je kako za jasnoću tako i za poštovanje drugih zaposlenika.
Pozdravi i zatvaranja
Pozdravi i zatvaranja ovise o vrsti odnosa s primateljem e-pošte.
U svom prvom e-mailu s jednom osobom, počnite s "Draga", nakon čega slijedi njegovo ili njezino ime. To je obično prirodno koristiti ime, osim ako vaše poslovanje je vrlo formalno. Nakon što je veza već uspostavljena, možete jednostavno koristiti ime osobe ili više neformalnih pozdrava kao što su "Bok" ili "Pozdrav", a zatim ime primatelja.
Kada šaljete poruke grupi, uvijek koristite "Draga", jer e-poruke poslane mnogim primateljima obično su više formalne. Nemojte koristiti komplimente poput "Dobro jutro" ili "Dobar dan". Kada primatelj pročita e-poštu, to može biti drugo doba dana.
Zatvaranje slijedi ista pravila kao i pozdravi. U prvoj poruci e-pošte upotrijebite formalniju priču poput "Best regards" ili "Best regards". Nakon što ste već razmijenili e-poštu, zatvaranje nije potrebno, ali uvijek uključite svoje ime kao svoj potpis.
Ostale zbirke
Prije usklađivanja, subjekt je prva informacija koju će primatelj pročitati. Pobrinite se da to učinite smislenim, jasnim i kratkim kako bi osoba razumjela sadržaj poruke i dala ispravan prioritet.
S pojavom prijenosnih elektroničkih uređaja, mnogi zaposlenici pali su u naviku stavljanja sadržaja e-pošte u predmet, misleći da bi to bilo prikladnije primatelju. Međutim, ova vrsta oblikovanja izgleda naglo i nepristojno.
formatiranje
Koristite ispravan pravopis, interpunkciju i velika slova. Briga za propuštanje provjere pravopisa i ispravljanje pogrešaka pri upisu pokazuje poštovanje prema kolegama. Zgubljeni zarez može promijeniti značenje rečenice. Imajte na umu da vaši kolege ne mogu čitati vaše misli, stoga neka reference budu jasne ("Radite s njim na tom projektu" - tko je "on", i "koji projekt"?).
Nikada nemojte pisati velikim slovima. PISANJE KAPITALOM Neka se ispostavi da ste vi s koledžom.
Napišite kratke i objektivne odlomke. Budite prijateljski raspoloženi, ali ako nemate blisku vezu, izbjegavajte šale i sarkazam, koji se često pogrešno shvaćaju putem e-pošte. Na kraju, riješite se emotikona.
obrazovanje
Nedavna studija u časopisu "Journal of Computer-Mediated Communication" pokazala je da oni koji šalju obrazovane poruke e-pošte smatraju se korisnijim i jednostavnijim od pošiljatelja nepristojnih poruka e-pošte. Više od toga, primatelji obrazovanih poruka e-pošte bili su spremniji surađivati sa svojim pošiljateljima.
Dobro obrazovanje možete prikazati e-poštom na isti način kao u stvarnom životu. Koristite "molim" i "hvala" prilikom narudžbe.
Opet, koristeći svoje vrijeme kako biste bili sigurni da je e-pošta gramatički ispravna, pokazuje poštovanje prema vašim kolegama. Zanemarivanje tog dijela podrazumijeva da je vaše vlastito vrijeme važnije od njihova.