Kako rezervirati poslovni sastanak putem e-pošte

Sadržaj

• Budite izravni
• Odaberite pravu temu
• Provjerite pravopis
• Budite ljubazni
• Raspravljajte o pojedinostima sastanka

E-pošta je postala poželjno sredstvo komunikacije u poslovnom svijetu. Brz je, pouzdan i služi kao pisana dokumentacija o izvršenim transakcijama. Međutim, inboxi su ponekad preplavljeni neželjenom poštom, pa je važno da se vaša e-pošta razlikuje od mnogih drugih, osobito ako pokušavate prvi put uspostaviti sastanak s nekim.

Sastanci se mogu označiti putem e-pošte (lijepo vas je vidjeti slika Jake Hellbach iz Fotolia.com)

Budite izravni

Budite što je moguće izravniji u vrijeme pisanja e-pošte i, ako je moguće, pošaljite ga izravno osobi s kojom se želite sresti, a ne pošti koju dijeli odjel. Ako je to neizbježno, stavite u polje "predmet" poruke e-pošte kojoj je upućena. U tijelu e-pošte idite ravno do točke; objasnite razlog sastanka i pitajte o dostupnosti osobe da se sastane s vama. Ako na sastanak vodite nekog drugog, obavijestite ga u poruci e-pošte. Objasnite što radite na sastanku. Recimo, želite reći ciljeve prodaje ili tko će zamijeniti João da Silvu u računovodstvu.

Odaberite pravu temu

Polje "subjekt" e-pošte prva je stvar koju će osoba pročitati i obično je to ono što određuje hoće li se poruka e-pošte otvoriti ili ne. Stoga je bitno da ovo polje nije predugo. Problemi s porukama e-pošte trebaju biti kratki i jasni - u sljedećim porukama e-pošte uvijek možete razgovarati o pojedinostima ako se sastanak potvrdi.

Provjerite pravopis

Nikada nije previše za jačanje ovog savjeta: Ništa nije gore za prvi dojam od e-mailova s ​​čestim pogreškama, gramatikom i interpunkcijama. Te pogreške čine vašu e-poštu poput neke vrste neželjene pošte i povećavaju šanse za slanje u kantu. Pažljivija provjera prije e-pošte može spriječiti mnoge glavobolje. Idealno je zamoliti nekog drugog da ga pročita i provjeriti ovu vrstu pogreške ako je primatelj vrlo važan kupac.

Budite ljubazni

Zahtjev za sastanak s nekim je sve o prvim dojmovima. Ako prvi put kontaktirate osobu, koristite najobrazovanije jezike koje možete. Zadržite prezime i uvijek koristite naslove kao što su gospodin ili gospođica. Prvom e-poštom nikad ne upotrebljavajte "Hi" kao pozdrav; zbog toga izgledate neprofesionalno. Na kraju e-pošte uvijek stavite "Thank you", "Regards" ili "Greetings". Ljubaznosti su uvijek prikladne u korespondenciji putem e-pošte.

Raspravljajte o pojedinostima sastanka

E-poštom postavite datum i vrijeme sastanka kao da to radite pismom. Objasnite kada ćete biti negdje blizu primatelja; recimo, na koje datume ćete biti u gradu primatelja. Budite jasni o tome što želite razgovarati. Na primjer, rekavši da želite razgovarati o "prodaji kosilica u drugom tromjesečju godine", primatelj dobiva bolju ideju o tome što će se raspravljati nego jednostavna "prodaja".