Sadržaj
Razlike između poslovnih pisama i manje formalnih ili osobnih pisama mogu se naći u obje strukture svakog od njih. Neformalna osobna pisma omogućavaju pošiljatelju diskreciju u odnosu na raspolaganje elementima i ostalim stavkama pisma. S druge strane, poslovna pisma moraju slijediti stroge standarde za stil i formu. Ključni elementi, poput izgleda, strukture odlomaka i tehničkog oblikovanja, razlikuju odgovarajuće poslovno pismo od neformalnog.
Zaglavlje i zatvaranje
Zaglavlje poslovnog pisma mora sadržavati ime, adresu i datum pošiljatelja. Obrazložite zaglavlje na lijevoj margini i odaberite jedan prostor za informacije. Podaci za kontakt primatelja moraju biti odvojeni od zaglavlja jednim razmakom i moraju sadržavati puno ime i adresu primatelja, uključujući poštanski broj. Osoba koja piše neformalno pismo može odabrati da koristi samo jedan pozdrav u zaglavlju pisma. Za zatvaranje poslovnog pisma potreban je oproštajni pozdrav i potpis. Često će poslovno pismo sadržavati potpis, kao i ime pošiljatelja upisano ispod njega te sve vjerodajnice ili naslove koje je pisac držao. Upotrijebite četiri razmaka između oproštajnog pozdrava i imena upisanog za rukopisni potpis. Ime pošiljatelja i manje službeni pozdrav dovoljni su kad osobno pismo završi.
Stil teksta tijela
Osobna pisma neformalne prirode mogu se raditi bez stilskih ograničenja poslovnog pisma. Pošiljatelj može odabrati stil ili ton koji odgovara normalnim karakteristikama interakcije s primateljem. U poslovnom pismu stil mora biti u skladu s namjerom pisma. Poslovna pisma namijenjena upoznavanju primatelja s pošiljateljem ili poslovnim uslugama trebaju započeti uvodom. Pošiljatelj zatim mora koristiti tekstualnu ravnotežu kako bi obavijestio primatelja o namjeri pisma ili zahtjevu za radnju. Na primjer, prodajno pismo treba predstaviti prodavatelja i proizvod, uputiti kako će proizvod služiti primatelju i na kraju pozvati čitatelja na akciju - na kupnju proizvoda ili usluge.
Tehničke razlike u formatu
Standardni tehnički standardi za poslovna pisma uključuju margine od 2 cm sa strane i razmak od 2,5 cm na vrhu i dnu stranice. Datumi poslovnog pisma moraju biti navedeni, a ne skraćeni, i moraju sadržavati mjesec, dan i godinu. Pošiljatelji bi trebali koristiti odgovarajuće naslove u poslovnim pismima, ali izbjegavati tehnološke viškove. Puno ime primatelja mora se pojaviti u čestitki, s dvotočkom u poslovnom pismu. Osobno slovo može sadržavati ime ili naslov i prezime iza kojih slijedi zarez. Između naslova, podataka za kontakt s piscem i pozdravnog slova trebao bi biti razmak. Razmak je također standardni između pozdrava i svakog odlomka u tijelu pisma. Koristite serifske fontove s 12 točaka, poput Times New Roman, u poslovnom pismu i razmakom između teksta. Poslovna pisma uvijek treba upisivati, ali ručno pisanje dodaje osobni pečat.
Važna pitanja u vezi s pogovorom
Nakon zatvaranja, poslovna pisma moraju sadržavati odgovarajuće postove, poput izdavanja kopija. "Cc:" znači da je pismo proslijeđeno i drugim ljudima. Pogovor je također prikladno mjesto za bilježenje materijala uključenih u poslovno pismo. Na popratni dokument mora se uputiti, kao stavke uključene nakon završnog potpisa, s brojem i prirodom uzorka okvira u poslovnom pismu.