Sadržaj
- Istaknite ključne brige
- Navedite konkretne primjere
- Izbjegavajte emocionalne fraze
- Predložite poboljšanja
Nije važno radite li u korporacijskom ili maloprodajnom okruženju, ako postoji zabrinutost zbog vašeg posla, trebate ih upozoriti na svog šefa. Pokazivanje zabrinutosti putem pisma omogućuje vašem šefu da shvati što se točno događa bez ostavljanja prostora za pogrešno tumačenje, jer će sve vaše misli i ideje biti jasno izražene. Da biste to učinili, slijedite neke smjernice kako biste osigurali da se vaše brige riješe na profesionalan način.
Istaknite ključne brige
U prvom odlomku pisma objasnite zašto točno kontaktirate svog šefa. Upotrijebite prve dvije rečenice kako biste vas informirali o zabrinutostima oko posla i nastavili s izravnim objašnjenjem onoga što vas muči. Na ovom početku važno je istaknuti glavne razloge za zabrinutost. Na primjer:
"Pozdrav, gospodine Smith. Pišem jer imam niz obeshrabrujućih zabrinutosti zbog radova na uređenju okoliša dodijeljenih mojoj diviziji. U cijelom mojem promatranju primijetio sam vrlo umorne zaposlenike koji su dolazili nakon radnog vremena i neprofesionalno upravljali strojevima."
Navedite konkretne primjere
Nakon što je svrha pisma objašnjena, uđite u situaciju dajući konkretne primjere. To će vam dati jasno razumijevanje situacije i smanjiti vjerojatnost da vaše pismo ostane nezapaženo. Na primjer:
"1. ožujka 2011. Jason S. Masters stigao je na radno mjesto u 10:45, sat i pol nakon svog dolaska. Činilo se da je po dolasku bio pretjerano umoran i počeo je upravljati strojevima bez izvođenja Tijekom poslijepodneva primijetio sam nekoliko zaposlenika koji rade s teškim strojevima bez nošenja kaciga ili sigurnosnih mjera ".
Izbjegavajte emocionalne fraze
Tijekom izrade pisma nemojte postati pretjerano emocionalni, jer to smanjuje profesionalnost i legitimnost pisma. Svakako pobrinite se da se sve upute temelje na činjenicama i bez emocionalnih prizvuka. Svrha pisma je pružiti vašem šefu potrebne informacije kako bi iznio točne uzroke zabrinutosti, tako da može poduzeti mjere ako to smatra potrebnim.
Predložite poboljšanja
Na kraju pisma dajte prijedloge u vezi sa svojim problemima. Provjerite jesu li to stvarno prijedlozi, a ne zahtjevi. Prije prijedloga upotrijebite fraze poput "Mislite li da bi bilo bolje ..." ili "Možda će biti korisno ...". Koristite ovaj dio pisma kako biste predstavili svoje ideje i završili ga zahtjevom za sastanak kako biste mogli razgovarati o svojim problemima i razmijeniti ideje kako biste ispravili sve druge probleme.